在今儀器設備多元化的現代，儀器校驗管理人員的工作任務越來越繁重。為了應對這種挑戰，儀器校驗管理軟體應運而生，為管理人員提供了一個全面、便捷且高效的解決方案。在前一篇的如何輕鬆應對繁瑣的儀器校驗管理電子報中我們簡單的為大家介紹宇威科技的儀校管理系統 (Calibration Management System, CMS) 的一些主要架構及功能，此次本文將進一步介紹該軟體的六大主要特色功能，讓儀校管理人員在管理事務日益繁多且講求效率的今日，如何能迅速且完美的應對主管的要求。
儀器校驗管理軟體中的趨勢圖功能為管理者提供了深入的數據分析和預測能力。這功能以直觀的趨勢圖形式 (如圖二) 呈現單一校驗項目的歷史數據，使工程師能即時捕捉數據的變化趨勢，提前發現潛在問題，為儀器的調整和維護提供有力的參考。舉例來說，當趨勢圖呈現某項目數據逐漸上升或下降的趨勢時，管理者能及早辨識潛在的性能退化，及時進行校驗和調整，有效避免未來可能的儀器故障，確保生產過程的穩定性。
在現代企業環境中，財務管理是不可或缺的一環。儀器校驗管理軟體的金額統計功能為管理者提供了一個全面的財務視角。這項功能允許管理者將保養、維修、內校、外校等各類費用按照自定義的時間區段進行分類統計 (如圖三)。這樣一來，管理者能夠讓主管清晰掌握各種費用的支出情況，有助於合理分配預算，提高資金利用效率。舉例而言，當金額統計顯示某類儀器的保養成本逐漸上升，管理者可以透過這一信息調整保養週期，或者考慮更新儀器以節省長期維護成本。這樣的實時洞察力將有助於企業進一步優化校驗計劃和管理策略。
在設備管理和轉移過程中，經常需要批量修改儀器的基本資料。為了應對儀器基本資料的變更，儀器校驗管理軟體提供了批次修改功能。最常見的例子是當部門人員異動時，某一類型的儀器需要進行批量更換使用者時，管理者只需進行一次批次修改，即可同時更新所有相關的儀器基本資料 (如圖四)，不再需要逐一手動修改，大大節省了重複操作所消耗的時間和精力，提高了工作效率。同時也減少了出錯的可能性，提高了資料的準確性。
編寫內校報告是儀器校驗中一項繁瑣的工作，但宇威的儀器校驗管理軟體的內校報告功能大大簡化了這一過程。當管理者進行內校報告紀錄時，系統允許複製上一筆校驗數據作為參考，使用者只需輸入本次測得的實際數據，系統即可自動生成完整的內校報告。這不僅減少了報告編寫的時間成本，而且降低了因為手動輸入而導致的錯誤率，提高了報告的準確性。
為了確保儀器資料的可追溯性和管理的規範性，異動紀錄功能應運而生。該功能能夠記錄每一次儀器資料修改前後的完整信息，包括異動內容、日期以及操作帳號等，提供了完整的異動紀錄。這樣一來，任何關於儀器設備的變動都有據可查，便於後續問題的追蹤和管理，並能及時發現潛在的資料風險，保障儀器資料的完整性和安全性。
自訂欄位功能是一種高度靈活的設計，允許用戶根據實際需求自定欄位名稱。這項功能的強大之處在於，它提供了一個極富彈性的欄位結構，可滿足不同企業和特定需求的多樣化要求。通過自定欄位，用戶可以輕鬆地適應不斷變化的校驗需求，而不必依賴複雜的客製化過程。這有助於降低購買成本，同時提供更直觀、專一化的使用體驗。
此次介紹的儀校管理軟體彰顯了其多元的功能，從多個方面入手，全面提升了儀校管理的效率、準確性和可追溯性。透過預測潛在問題、合理規劃預算、高效管理流程、詳盡追蹤記錄以及提供個性化滿足等方式，全方位支援儀校管理者的工作，使其能夠更加便捷、精確地完成各項工作，同時也能讓主管更快速地全方位掌握儀器設備的狀態。